Huisstijl bewaken

Uw organisatie communiceert dagelijks met de buitenwereld. Deze communicatie vindt plaats vanuit verschillende applicaties en via verschillende media. Daarbij bestaat uw communicatie waarschijnlijk uit de volgende drie onderdelen: vorm, inhoud en gegevens. De vorm wordt bepaald door inhoud van de boodschap die u wilt overbrengen en gegevens zijn belangrijk om uw communicatie (bijvoorbeeld post, e-mail en/of sms) af te stemmen op de ontvanger. Maar, hoe krijgt u dit allemaal gestroomlijnd?

Het blijkt in de praktijk moeilijk te zijn om een huisstijl te bewaken, want in de gehele organisatie moeten documenten, presentaties, e-mails, standaard formulieren etc. op eenduidige wijze worden opgemaakt en uitgedragen. Dit is in de meeste gevallen geen onwil, maar een gebrek aan de juiste hulpmiddelen die dit op een eenvoudige manier mogelijk maken.

Verschillen in huisstijl

Vanuit verschillende applicaties zijn oplossingen gemaakt om de communicatie te ondersteunen. Dit betekent in de praktijk dat in elke oplossing de ‘vorm’ en ‘inhoud’ gedefinieerd wordt. De gegevens komen uit de betreffende applicatie, maar er zijn vaak ook koppelingen geïmplementeerd naar andere gegevensbronnen. Op deze manier is huisstijl bewaken versnippert over diverse applicaties. Implementatie van een nieuwe of gewijzigde huisstijl is hierdoor niet overzichtelijk en kost veel tijd. Net als het aanpassen van de inhoud. Hierdoor zie je vaak dat ‘oude’ documenten nog een lange tijd blijven zwerven in de organisatie. Dezelfde documenten worden vaak binnen meerdere applicaties geïmplementeerd en niet alle applicaties hebben dezelfde mogelijkheden. Hierdoor ontstaan al snel verschillen en worden de investeringen in een huisstijl bewaken voor een deel teniet gedaan.

In de praktijk zijn deze verschillen al met een korte scan boven tafel te krijgen. Hierbij komen er snel afwijkingen in de huisstijl zoals bijvoorbeeld fouten in de tekst, logo’s die zijn overschreven, oude standaardgegevens en/of verkeerde teksten. Lees hier meer over de voordelen van het automatiseren van de huisstijl.

Uw huisstijl bewaken

Is er geen makkelijkere manier voor huisstijl bewaken? Het kan inderdaad makkelijker. Het is alleen niet voor 100% op te lossen. In elke organisatie zijn er applicaties die niet eenvoudig te koppelen zijn en moeten medewerkers structureel volgens de nieuwe huisstijl gaan communiceren. Met onze oplossing kunt uw communicatie en huisstijl op een centrale plek definiëren. Hiermee krijgt u meer grip, controle en vermindert u fouten. Daarnaast bespaart u geld en loopt uw organisatie flexibeler en productiever. Onze oplossing integreert naadloos met Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook), SharePoint, het Web en u heeft de mogelijkheid om via Api’s deze functionaliteiten binnen uw bestaande applicaties te integreren. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van Cloud, Office 365, Google Drive en tablets worden ook ondersteund. Vanaf één centrale plek heeft u grip op uw visuele communicatie via documenten, e-mail en presentaties. Voeg eenvoudig marketingacties toe aan uw e-mail, deel uw presentaties en maak uw documenten vanuit elke applicatie.

Meer weten?

Voor meer informatie en/of vragen mail of bel ons op het nummer 078 – 699 29 00. Wij staan voor u klaar om te helpen om uw huisstijl gemakkelijk te waarborgen.