Banner in Outlook handtekening

E-mails en de bijbehorende e-mailhandtekening zijn vaak het eerste wat klanten van je te zien krijgen. Bijna alle bedrijfscommunicatie gaat immers tegenwoordig per e-mail, van de eerste offerte tot de laatste projectevaluatie.

Voeg een banner toe aan je Outlook handtekening

Het is dan ook slim om je e-mailhandtekening te gebruiken om iets over jezelf te communiceren. Door de handtekening uit te breiden met een tijdelijke banner, krijgt deze een dubbele functie. Zo kun je bijvoorbeeld in de handtekening openstaande vacatures onder de aandacht brengen, inclusief een link naar de webpagina met meer informatie. Een andere, leuke, manier om deze extra ruimte in de e-mailhandtekening te gebruiken is door deze, bijvoorbeeld rond feestdagen, uit te breiden met een afbeelding. Daarnaast kan de Outlook banner gebruikt worden om klanten te attenderen op je aanwezigheid op een beurs. Zo zijn er nog talloze manieren te bedenken om je handtekening tijdelijk uit te breiden met een tijdelijke banner. De moeilijkheid hierbij is meestal om de banner bij iedereen tegelijk in de e-mailhandtekening te krijgen – en er ook weer tegelijk uit te halen. Het wijzigen van een Outlook handtekening is een tijdrovende klus, tenzij dit op 1 centrale plek gebeurt.

Standaard een banner in de eformity Outlook module

Speciaal hiervoor hebben wij in onze Outlook-module standaard de email banner opgenomen: een tijdelijke regel die kan bestaan uit een (klikbare) tekst of afbeelding. Van tevoren stel je de start- en einddatum in waartussen de banner zichtbaar moet zijn. Door gebruik te maken van een begin- en einddatum zorg je ervoor dat de tijdelijke banner niet onnodig lang in de Outlookhandtekening blijft staan.

Outlook handtekening centraal beheren

Naast het feit dat de Outlook handtekening makkelijk te beheren is, kan de beheerder eenvoudig bepalen bij wie de banner getoond wordt. Met een druk op de knop bepaal je of de banner bij één specifieke afdeling of bij het gehele bedrijf getoond wordt. Zo kun je voor elke locatie of bedrijfsonderdeel een andere tijdelijke tekstregel of afbeelding gebruiken.

De voordelen van een centraal beheersbare e-mailhandtekening

Naast het eenvoudig toevoegen van een banner, zijn er nog andere redenen om de e-mailhandtekening via eformity te regelen.

• Doordat de handtekening centraal geregeld is, is deze bij iedereen gelijk. Ook worden wijzigingen bij iedereen tegelijk doorgevoerd. Zo zorg je ervoor dat de handtekening onderdeel wordt van de uniforme uitstraling van de organisatie, waarbij de huisstijl steeds gewaarborgd blijft.
• Wijzigingen worden daarnaast ook veel sneller doorgevoerd. Wanneer bijvoorbeeld het adres wijzigt, kan dit heel eenvoudig en snel aangepast worden. Zo hoeft niet iedereen afzonderlijk zijn of haar eigen onderschrift of eventuele hyperlinks in de handtekening handmatig aan te passen. Dit geldt ook voor seizoensgebonden onderschriften zoals hierboven te lezen valt. Zo houd je meer tijd over voor de inhoud van de mail.

Met eformity jouw Outlook e-mailhandtekening maken

Ontdek alle mogelijkheden die eformity kan bieden. Neem contact met ons op. Wij vertellen je graag over de mogelijkheden die eformity biedt in Outlook.