E-mail heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop wij met elkaar communiceren. Goedkoop, direct en altijd toegankelijk via de computer, telefoon of tablet. Niet alleen voor de informele communicatie, maar ook voor de formele communicatie wordt e-mail steeds gewoner. Hierdoor is dit een belangrijk communicatiekanaal geworden. Maar hoe zorg je ervoor dat deze vorm van communicatie op een effectieve manier wordt ondersteund?
Over het gebruik van e-mail als communicatiemiddel moet goed worden nagedacht. Op welke manier ga je dit gebruiken? Is er bijvoorbeeld één e-mailhandtekening voor de hele organisatie, of zijn er verschillen per afdeling/label? Moet er verschil gemaakt worden tussen externe- en interne e-mail, tussen een nieuw e-mailbericht en een te beantwoorden e-mailbericht? Worden verschillende talen ondersteund en is integratie met sociale media mogelijk? Er zijn diverse mogelijkheden, maar het is belangrijk om eerst te bepalen waar je behoefte ligt. Wanneer je dit allemaal weet, is de volgende stap om te bepalen op welke manier je dit binnen je organisatie gaat ondersteunen. Hieronder volgen drie mogelijkheden.
E-mailhandtekening instructie aanbieden aan gebruikers
Via het intranet of via e-mail kan je gemakkelijk een instructie verspreiden hoe gebruikers een e-mailhandtekening kunnen maken en instellen. Het voordeel is dat je op een snelle manier, zonder kosten, de e-mailhandtekening heeft verspreid. Er kleven echter veel nadelen aan deze oplossing.
In eerste instantie lijkt het goedkoop, maar niet alle gebruikers zijn even computervaardig. Hierdoor kost het instellen van de e-mailhandtekening veel tijd (bijvoorbeeld: 10 minuten x 2000 gebruikers is meer dan 300 uur). Niet alle gebruikers zijn even nauwkeurig, voegen hun eigen creativiteit toe of vergeten de e-mailhandtekening in te stellen. Toch is deze oplossing niet aan te raden omdat je mogelijk meer toegevoegde waarde kunt halen uit andere geboden oplossingen. Deze manier biedt geen structurele oplossing en je haalt niet het maximale uit je e-mail communicatie.
Optie 2: Centraliseren via uw mailserver
Er zijn verschillende oplossingen om je e-mailhandtekening automatisch te laten instellen op uw mailserver. Wanneer je een e-mail verstuurd wordt er op de mailserver automatisch een handtekening toegevoegd, bijvoorbeeld met een disclaimer. Je ziet deze handtekening niet, maar de ontvanger van de e-mail wel. Deze toepassing kent uitgebreide mogelijkheden om de handtekening aan te passen op basis van een afdeling/label, en daarnaast zijn complexe handtekeningen ook mogelijk. Deze oplossing zorgt er ook voor dat je e-mailhandtekening wordt ondersteund op je tablet en telefoon. Het installeren van software is hiervoor niet nodig! Houdt er wel rekening mee dat via deze optie de gebruikers het eindresultaat niet zien waardoor de e-mail niet altijd correct is. Er kan geen onderscheid gemaakt worden tussen formele- en informele e‑mail en er is geen keuze uit verschillende handtekeningen. Daarnaast kan er geen onderscheid/verschil gemaakt worden tussen nieuwe en het beantwoorden van e-mailberichten.
Met deze optie kan je op een eenvoudige en goedkope manier je e-mailhandtekening binnen uw organisatie beheren. Echter, alleen wanneer dit voor de organisatie geen nadelige gevolgen heeft. Wanneer je e-mailcommunicatie uitgebreid wilt ondersteunen met bijvoorbeeld standaard e-mail, dan is deze optie minder geschikt.
Optie 3: Integratie in uw mail applicatie
De derde mogelijkheid is een integratie binnen je eigen e-mailapplicatie, bijvoorbeeld Microsoft Outlook. De handtekeningen worden centraal gedefinieerd en automatisch binnen de e-mailapplicatie aangemaakt of gewijzigd. Hiermee beschik je over dezelfde functionaliteiten als in optie 2. Vervolgens ziet je direct het eindresultaat, kan je onderscheid maken tussen formele- en informele handtekeningen en onderscheid maken tussen nieuwe of te beantwoorden e-mailberichten. Er kan ook gebruik gemaakt worden van allerlei standaard e-mails. Hiervoor moet er wel extra software geïnstalleerd worden.
Met deze optie heeft je een uitgebreide oplossing voor het beheren van de e-mailcommunicatie binnen de organisatie. Zo kan je op een eenvoudige manier ook standaard e-mailcorrespondentie toevoegen, waardoor de gebruikers effectiever kunnen werken. Daarbij kan je heel gericht belangrijke evenementen en/of producten onder de aandacht brengen. Op deze manier haal je het maximale uit de e-mailcommunicatie en werkt de handtekening ook nog eens mee als marketingtool.
Meer weten?
E-mailcommunicatie kan je op verschillende manieren beheren. Elke mogelijkheid heeft zijn eigen voor- en nadelen. Meer weten over onze documentcreatie mogelijkheden? Neem contact met ons op, wij vertellen je graag de mogelijkheden voor de best passende oplossing.
1 reactie. Reactie plaatsen
2incipient