Website Privacy Policy – 25 mei 2018

Deze privacyverklaring geeft informatie over de data die wij van u verzamelen wanneer u onze website gebruikt. Bij het verzamelen van deze informatie treden wij op als een gegevensbeheerder en wij zijn wettelijk verplicht om u informatie over ons te verstrekken, over waarom en hoe we uw gegevens gebruiken en over de rechten die u hebt over uw gegevens.

Wie zijn wij?
Wij zijn eformity document solutions bv. Ons adres is Nieuwland Parc 310, 2952 DD Alblasserdam, Nederland. U kunt per post contact met ons opnemen bovenstaand adres, of per e-mail op info@eformity.nl of telefonisch op +31 (0) 78 699 29 00.

We zijn niet verplicht om een functionaris gegevensbescherming te hebben, dus vragen over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens moeten worden gericht aan de bovenstaande contactgegevens.

Wanneer u onze website gebruikt
Wanneer u onze website gebruikt om onze diensten te bekijken wordt door onszelf en door derden een aantal cookies gebruikt die nodig zijn om de website goed te laten functioneren, om nuttige informatie over onze bezoekers te verzamelen en om de gebruikerservaring te helpen verbeteren.

Meer informatie over ons cookie gebruik lees u in ons cookiebeleid.

Als u op onze website een contactformulier indient
Als u een contactformulier invult op onze website, vragen we om uw naam, telefoonnummer en e-mailadres.

We gebruiken deze informatie om uw vraag te beantwoorden en eventueel de door u gevraagde informatie over onze producten en diensten op te sturen. Mogelijk zullen we u ook een aantal keer een opvolg e-mail sturen om navraag te doen en om ons ervan te verzekeren dat we uw vraag naar tevredenheid hebben beantwoord. Dit doen we op basis van ons rechtmatige belang om juiste informatie te leveren voorafgaand aan een verkoop.

Uw vraag wordt opgeslagen en in een e-mail die door Microsoft wordt gehost binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het wordt ook in een CRM-systeem opgeslagen in Nederland.

We gebruiken de informatie die u verschaft niet voor geautomatiseerde besluiten die enig effect kunnen hebben op u.

We bewaren aanvraag e-mails gedurende twee jaar. Daarna worden deze op een veilige locatie gearchiveerd en zeven jaar bewaard. Hierna worden zij verwijderd. CRM gegevens worden drie jaar bewaard na ons laatste contact.

Als u zich opgeeft voor onze nieuwsbrief
Als u zich opgeeft voor onze nieuwsbrief, vragen we u om uw naam en e-mailadres.

We vragen uw toestemming om uw naam en e-mailadres te gebruiken om u onze nieuwsbrief te sturen die informatie bevat over onze producten en diensten en andere informatie die interessant kan zijn voor u.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, waarna wij uw geen nieuwsbrief meer zullen toesturen.

Uw naam en e-mailadres wordt gedeeld met een extern mailsysteem dat gebaseerd is in de Verenigde Staten. Het bedrijf heeft zich verplicht tot naleving van de AVG, wat betekent dat uw gegevens worden beschermd volgens de wet- en regelgeving van de Europese Unie.

We gebruiken de informatie die u verschaft niet voor geautomatiseerde besluiten die enig effect kunnen hebben op u.

We zullen uw persoonlijke gegevens bewaren zo lang als wij onze nieuwsbrief opstellen en verspreiden. Als u uw toestemming intrekt, zullen we uw gegevens niet langer gebruiken en na twee jaar vernietigen.

Uw rechten als betrokkene
Volgens de wet mag u ons vragen welke informatie wij van u bewaren en u kunt ons vragen deze te wijzigen als deze incorrect is. Als we uw toestemming gevraagd hebben om uw persoonlijke gegevens te verwerken, kunt u dit op elk moment intrekken.

Als we uw persoonlijke gegevens verwerken, hetzij na het ontvangen van toestemming daarvoor, hetzij om een contract te vervullen, mag u ons vragen de gegevens over te zetten op een gangbaar formaat zodat u het naar een andere provider kunt sturen.

Als we uw persoonlijke gegevens verwerken, hetzij na het ontvangen van toestemming daarvoor hetzij vanwege rechtmatig belang, kunt u verzoeken om uw gegevens te verwijderen.

U heeft het recht om ons te vragen de gegevens gedurende enige tijd niet te gebruiken als u denkt dat we deze op een onrechtmatige manier gebruiken.

Ten slotte kunt u ons onder bepaalde omstandigheden vragen om geen besluiten te nemen die van invloed kunnen zijn op u door middel van geautomatiseerde processen of profilering. U kunt een verzoek indienen omtrent uw persoonlijke gegevens per e-mail, post of telefoon. Hiervoor gebruikt u de contactgegevens onder het kopje Wie zijn wij? in dit beleid.

Uw recht om een klacht in te dienen
Als u een klacht heeft over de manier waarop wij uw gegevens gebruiken, vragen wij u in eerste instantie contact met ons op te nemen zodat wij uw klacht kunnen behandelen. U kunt echter ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl of schriftelijk via:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Updates van dit privacy beleid
Wij zullen dit beleid regelmatig bekijken en, indien nodig, updaten, als onze diensten en het gebruik van persoonlijke gegevens wijzigt. Als we uw persoonlijke gegevens op een andere manier willen gebruiken dan hiervoor benoemd, zullen we contact met u opnemen om u hierover te informeren en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

Na elke wijziging zullen we het versienummer en de datum van dit document aanpassen.

Website Privacy Policy – 25 May 2018

This privacy notice tells you about the information we collect from you when you use our website. In collecting this information, we are acting as a data controller and, by law, we are required to provide you with information about us, about why and how we use your data, and about the rights you have over your data.

Who are we?
We are eformity document solutions bv. Our address is Nieuwland Parc 310, 2952 DD Alblasserdam, The Netherlands. You can contact us by post at the above address, by email at info@eformity.nl or by telephone on +31 (0)78 699 29 00.

We are not required to have a data protection officer, so any enquiries about our use of your personal data should be addressed to the contact details above.

When you use our website
When you use our website to browse our products and services and view the information we make available, a number of cookies are used by us and by third parties to allow the website to function, to collect useful information about visitors and to help to make your user experience better.

For more information about our use of cookies, please see our cookie policy.

When you submit an enquiry via our website
When you submit an enquiry via our website, we ask you for your name, contact telephone number and email address.

We use this information to respond to your query, including providing you with any requested information about our products and services. We may also email you several times after your enquiry in order to follow up on your interest and ensure that we have answered your it to your satisfaction. We will do this based on our legitimate interest in providing accurate information prior to a sale.

Your enquiry is stored and processed as an email which is hosted by Microsoft within the European Economic Area (EEA). It is also logged on a CRM system on a cloud server based in Canada, a country which the EU says has adequate data protection laws in place to protect your data.

We do not use the information you provide to make any automated decisions that might affect you.

We keep enquiry emails for two years, after which they are securely archived and kept for seven years, when we delete them. CRM records are kept for three years after the last contact with you.

When you sign up to receive our newsletter
When you sign up to receive our newsletter, we ask for your name and your email address.

We will ask for your consent to use your name and email address to email you our newsletter which contains information about our products and other information which we feel might be of interest to you.

You can withdraw your consent at any time and we will stop sending you the newsletter.

Your name and email address are shared with a third party mailing system which is based in Australia. This company has contractually committed to providing appropriate safeguards for your personal data which means it will be protected in line with the legal requirements of the European Union.

We do not use the information you provide to make any automated decisions that might affect you.

We keep your personal data for as long as we produce and distribute our newsletter. If you withdraw your consent, we will mark your details so that they are not used and delete them after two years.

Your rights as a data subject
By law, you can ask us what information we hold about you, and you can ask us to correct it if it is inaccurate. If we have asked for your consent to process your personal data, you may withdraw that consent at any time.

If we are processing your personal data for reasons of consent or to fulfil a contract, you can ask us to give you a copy of the information in a machine-readable format so that you can transfer it to another provider.

If we are processing your personal data for reasons of consent or legitimate interest, you can request that your data be erased.

You have the right to ask us to stop using your information for a period of time if you believe we are not doing so lawfully.

Finally, in some circumstances you can ask us not to reach decisions affecting you using automated processing or profiling.

To submit a request regarding your personal data by email, post or telephone, please use the contact information provided above in the Who Are We section of this policy.

Your right to complain
If you have a complaint about our use of your information, we would prefer you to contact us directly in the first instance so that we can address your complaint. However, you can also contact the Dutch Data Protection Authority via their website at https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en or write to them at:

Autoriteit Persoonsgegevens
P.O. Box 93374
2509 AJ DEN HAAG
The Netherlands

Updates to this privacy policy
We regularly review and, if appropriate, update this privacy policy from time to time, and as our services and use of personal data evolves. If we want to make use of your personal data in a way that we haven’t previously identified, we will contact you to provide information about this and, if necessary, to ask for your consent.

We will update the version number and date of this document each time it is changed.