Offerte sjabloon met standaard tekstblokken
Het samenstellen van een offerte is vaak een tijdrovende klus. Het gebruik van een offerte sjabloon in combinatie met tekstblokken helpt om snel, efficiënt en foutloos nieuwe offertes op te stellen.
Medewerkers gebruiken vaak teksten uit eerdere offertes om een nieuwe offerte op te bouwen. Niet alleen kost dit veel tijd, maar het gevaar bestaat ook nog eens dat er gegevens van eerdere klanten achterblijven.
Met een offerte sjabloon in Word, in combinatie met 1 of meerdere tekstblokken, ondervang je in één keer beide problemen. Enerzijds bouw je een nieuwe offerte van begin af aan op, zodat er geen oude gegevens achterblijven. Anderzijds maak je gebruik van standaardteksten, waardoor je snel klaar bent. Met eformity.net wordt het bovendien heel eenvoudig om op een centrale plek standaard offerte teksten toe te voegen en te wijzigen.
Werkwijze offerte sjabloon in eformity.net
In eformity.net plaatsen wij een basis offerte sjabloon met daarin alle algemene informatie die jouw offerte bevat. Dat zijn bijvoorbeeld een beschrijving van je bedrijf, de algemene voorwaarden en de prijslijst. Het sjabloon wordt uiteraard helemaal in je eigen huisstijl opgemaakt. Verder bevat het offertesjabloon velden waarin alle klantspecifieke informatie komt, zoals naam, adres, offertenummer, etc.
Naast het offerte sjabloon voegen we standaard offerte teksten in met de specifieke gegevens, die per offerte verschillen. Heb je bijvoorbeeld meerdere niveaus van dienstverlening? Dan maken voor elk niveau een ander tekstblok aan. Of heb je verschillende producten? Dan krijgt elke optie een eigen tekstblok.
Offerte maken met standaard offerte teksten
Als het systeem is gevuld met het basis offerte sjabloon en de offerte teksten, kun je ermee aan de slag. Je bouwt eerst de ‘kale’ offerte op met behulp van het sjabloon. Je vult de klantgegevens in en de offerte wordt opgebouwd.
Nu zoek je in het eformity zijpaneel van Word de standaard offerte teksten op die je wilt invoegen. Met een simpele dubbelklik voeg je deze in in je offerte.
Content documents – een stapje verder
Wil je het de gebruiker echt gemakkelijk maken, dan kun je van tevoren veelvoorkomende tekstblokcombinaties in een zogenaamd content document bijelkaar brengen. Nu hoef je als gebruiker alleen aan te geven wat voor offerte je wilt maken en worden de daarbij behorende tekstblokken automatisch bij elkaar gezocht.
Van offerte naar orderbevestiging
Wil je op basis van een offerte een orderbevestiging maken? En wil je daarbij niet alle gegevens opnieuw hoeven in te vullen? Met eformity.net kan het! Met een speciale module worden alle variabele gegevens die je in je offerte hebt ingevuld, overgeheveld naar je opdrachtbevestiging. Zo bespaar je tijd en ergernis en voorkom je fouten bij het overtypen van informatie.
Meer weten over deze gebruiksvriendelijke tool?
