Automatisch documenten opmaken? 5 tips!
Ben je een half uur bezig met een offerte of kost het je veel tijd om documenten op te maken? We geven 5 tips om nog efficiënter en automatisch documenten te maken.
Tip 1: gebruik een sjabloon
Waarom het wiel iedere keer opnieuw uitvoeren? Gebruik een sjabloon als startpunt voor het maken van nieuwe documenten. Door gebruik te maken van een sjabloon voer je de huisstijl van jouw bedrijf consequent door in documenten. Je kunt een sjabloon naar wens laten maken door Eformity of laten aanpassen wanneer er al een bestaand sjabloon is. Ontdek hier meer over hoe sjablonen de dagelijkse productiviteit verhogen!
Tip 2: automatisch documenten opmaken
Laat documenten automatisch opmaken. Jij voert de data in bepaalde velden in en vervolgens verschijnt de informatie automatisch op de juiste plekken in een document. Nooit meer lappen tekst die verdwijnen, regels die verspringen, verkeerde fonts en slordige spelfoutjes. Kortom geen oneindige aanpassingen aan de lay-out van documenten. Ontdek hoe eformity je hierbij kan helpen!
Tip 3: koppelen met een CRM-systeem
Waarschijnlijk maak je al gebruik van een CRM-systeem om klantinformatie op te slaan. Koppel dit CRM-systeem aan de software waarmee je documenten maakt. Vervolgens kan je dan klantinformatie snel importeren in documenten. Handig als je een brief, offerte of factuur wilt versturen. Omdat je met één klik de naam van de klant, de adresgegevens en meer data kunt importeren in het document. Zo hoef je je alleen nog te focussen op de inhoud van het document en niet op de lay-out.
Tip 4: gebruik een document management systeem
Wat gebeurt er nadat een document is gemaakt? Archiveer je het? Gaat het naar een collega voor goedkeuring? Of verstuur je het naar een klant? Maak gebruik van een koppeling met een document management systeem. Zo zijn er oplossingen om documenten en bestanden veilig te delen, volgen en analyseren binnen en buiten je organisatie. Daarnaast kun je snel zoeken op trefwoorden binnen bepaalde documenten, waardoor je dus veel minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar documenten.
Tip 5: wat kost jou het meeste tijd?
Wat kost jou het meeste tijd? Het antwoord op de vraag is voor iedere persoon anders. Misschien kun je die taken juist bij iemand anders neerleggen, zodat jij je kunt richten op datgene waar je goed in bent. Daarnaast kan het slim zijn om een cursus te volgen, bijvoorbeeld als je sneller wilt leren typen of moeite hebt met spreadsheets en formules. Met als resultaat dat je nog efficiënter documenten maakt.
Oplossingen van eformity
De oplossing van eformity is te gebruiken in o.a. Microsoft Office 365, Word, PowerPoint, Outlook en Excel. Wil je meer weten over automatisch documenten opmaken? Ontdek alle oplossingen van eformity die jou dagelijkse werkzaamheden makkelijker maken. Of neem hieronder contact met ons op om alle mogelijkheden te bespreken.
